Wie organisieren sie ihre Veranstaltungen?
Wie informieren sie Behörden, Zeitungen, Mitglieder und Andere über ihre Veranstaltungen?
Wie planen sie ihr Auftritte und Proben?
Wie steht es um die Besetzung an einem Anlass?
Wie verwalten sie die Adressen ihrer Mitglieder?
Bandleader.ch bietet GRATIS online Services an, welche insbesondere für Musikvereine entwickelt wurden und deren Inhalte vom Verein selbständig gepflegt werden.
Dabei wurde besonderen Wert auf Planung, Veröffentlichung und Kontrolle von Proben und Veranstaltungen gelegt weshalb das Absenzenwesen ein zentraler Bestandteil ist.
Die zur Wahl stehenden Online Services sind:
Die Services können unter dem Link getestet werden.
Die Services unterscheiden zwischen internen und öffentlichen Informationen wobei die internen Informationen nur Mitgliedern und Administratoren zur Verfügung gestellt werden.
Die Informationen werden von Vereins Administratoren selbständig verwaltet und können zeitgesteuert veröffentlich werden.
Die Darstellung und das Verhalten der Services ist umfangreich konfigurierbar.
Die Services können sie selbstverständlich auch in ihre bestehende Internetseite des Vereins integrieren.
Nutzen sie diese Services auch für ihren Verein und ihre Informationen sind jederzeit und überall verfügbar.
In den folgenden Kapitel werden die Services vorgestellt.
Weitere Details stehen in den übrigen Kapiteln zur Verfügung.
Informationen für Administratoren werden durch den Bandleader.ch Verantwortlichen freigeschaltet sobald sie die Services einsetzen.
Bei Interesse und Fragen freuen wir uns auf ihre Mitteilung über das Kontaktformular.
Beachten sie bitte auch die Anleitung für das anmelden und einrichten der Bandleader.ch Services unter: Anmelden einer neuen Vereinsseite
Als Mitglied eines Musikverein übernahm ich 1998 das Amt der Öffentlichkeitsarbeit und war somit zuständig für die Veröffentlichung von Veranstaltungen und Berichten.
Schon bald entschloss ich mich für den Verein die, bis dahin nicht existierende, Internetseite einzurichten.
So entstand bald die erste Vereinspage mit purem HTML.
Der Veranstaltungskalender änderte viel, Berichte aufzuschalten war zeitraubend. So entwickelte ich die Seite stetig weiter, wechselte teilweise auf PHP.
Es entstand über Jahre ein Portal welches es dem Verein ermöglicht die Inhalte selber zu erstellen und diese automatisch zu versenden damit alle angeschriebenen Organisationen über Änderungen informiert sind.
Das Archiv war von Beginn an ein fester Bestandteil und ermöglicht interessante Rückblicke.
Andere Vereine hatten andere 'Probleme', so war es auf Grund von fehlenden Besetzung der Stimmen enorm aufwändig und schwierig Auftritte zu planen.
Daraus entstand das Absenzenwesen welches dies sehr vereinfacht. Als Besonderheit werden die Absenzen in Form der Sitzordnung des Orchester dargestellt.
Die Seite wird noch heute weiterentwickelt, Anforderungen wenn möglich implementiert, neue Techniken eingeführt.
Dabei wird grossen Wert auf Zweckmässigkeit und Stabilität gelegt.
Aber es ist nach wie vor ein Hobby weshalb nicht alles möglich ist und der Support eingeschränkt ist.
Es macht aber mehr Spass wenn das System öfters benutzt wird, deshalb lade ich interessierte Vereine ein die Services zu nutzen.
Mit der Verwendung der Service bestätigen sie die Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelesen zu haben und akzeptieren diese.
Begriff | URI Option | Beschreibung |
---|---|---|
Partner | User oder Client | |
User | Person, z.B. Kunde der Serviceabonennten | |
Client | cid | Serviceabonnent → Verein, keine Person (Kunde von Bandleader.ch). |
Service | pid | Ein funktionell unabhängiges Packet welche den Client bestimmte zusammengehörende Funktionen bietet. |
Benutzer erstellen selbständig ein Konto und können sofort persönliche Absenzen verwalten.
Um Mitglied eines Verein zu werden kann der Benutzer auf der Vereinsseite (unter https://bandleader.ch), über das Benutzermenu, die Mitgliedschaft beantragen.
Vereinsadministratoren können die Anfrage bestätigen und gleichzeitig die Gruppenzuordnung vornehmen.
Der Benutzer kann bei mehreren Vereinen Mitglied sein.
Benutzer können für einzelne Services Stellvertreter ernennen welche für eine bestimmten Zeitraum Aufgaben für den Benutzer ausführen können.
Eine typische Anwendung ist die permanente oder temporäre Stellvertretung der Absenzenverwaltung.
In der Konto-Information werden dem Benutzer Angaben zum Konto, Stellvertretungen, Mitgliedschaften und Passwort angezeigt.
Hier werden dem Benutzer auch offene Anträge angezeigt.
Unter dem Menupunkt Statistik werden die Benutzeraktivitäten dargestellt.
Die Menuleiste wird entsprechend den Berechtigungen eines Benutzers und den verwendeten Services dynamisch aufgebaut.
Zum Beispiel wird das Anzeigen und Verwalten von Absenzen nur angemeldeten Benutzern angezeigt welche die dafür benötigte Berechtigung haben.
Über die Menuleiste stehen folgende Funktionen zur Verfügung.
Je ein Menu pro Service für:
Teilweise erweitere Menu:
Diese Suchfunktion führt eine Suche in folgenden Informationen durch:
Es besteht die Möglichkeit in der Menuleiste ein eigenes Menu zu führen.
Das Menu (der Service) kann über die Admin Konfiguration ein-/ausgeschaltet werden.
Administratoren legen Struktur, Link, Linknamen und optional den Zugriff in einer XML Datei fest und laden diese selbstständig hoch.
Über das Menu ausgewählter Webinhalt wird in der bandleader.ch Seite eingebettet.
Der Administrator muss sicherstellen, dass er die dazu benötigten Rechte am Webinhalt besitzt.
Der Zugriffschutz (Access) erlaubt es die Link nur bestimmten Gruppen freizugeben. Die Link im Menu und beim Aufruf werden nur berechtigten Benutzern zur Verfügung gestellt.
Aus technischen Gründen ist jedoch nicht auszuschliessen, dass die eingebetteten Link weitergegeben werden können.
Beispiel eines Menu mit 1 Eintrag und 1 Link:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?> <CustomMenu> <menu name="Menu 1" id="1"> <item href="https://bandleader.ch" name="Bandleader" id="2"/> </menu> </CustomMenu>
Beispiel eines Menu mit 2 Einträgen mit und ohne SubMenu:
<?xml version="1.0" encoding="UTF-8" ?> <CustomMenu> <menu name="Menu 1" id="1"> <item href="https://bandleader.ch" name="Link 1" id="2" access="Member"/> <item name="Submenu" id="3"> <subitem href="https://bandleader.ch" name="Link 2" id="4"/> </item> </menu> <menu name="Menu 2" id="5"> <item href="https://bandleader.ch" name="Link 3" id="6" access="CIDAdmin"/> </menu> </CustomMenu>
Das XML muss dem Schema XSD entsprechen.
News werden eingesetzt um Veranstaltungen, Berichte, Fotos etc. zu veröffentlich.
Dabei werden interne und öffentliche Beiträge unterschieden wobei interne Beiträge nur angemeldeten Benutzern angezeigt werden welche in der Gruppe der Mitglieder sind.
Beispiel eines öffentlichen Beitrag
Interne Beiträge werden mit dem Symbol gekennzeichnet.
Der News-Ticker kann links oder rechts des Inhalt angezeigt oder ausgeblendet werden.
Einträge können von Vereinsadministratoren selbständig eingetragen, geändert, gelöscht und kopiert werden.
Optional können, bei entsprechender Konfiguration, Beiträge automatisch per Email versendet werden.
Alle Veranstaltungen, der Gegenwart und der Zukunft, werden in Listenform veröffentlicht.
Dabei werden interne und öffentliche Einträge unterschieden wobei interne Einträge nur angemeldeten Benutzern angezeigt werden welche in der Gruppe der Mitglieder sind.
Für die Veranstaltungen steht ebenfalls ein Ticker zur Verfügung der auch zusammen mit dem News Ticker verwendet werden kann.
Beispiel öffentlicher Einträge
Beispiel öffentlicher und interner Einträge (interne Einträge werden mit dem Symbol gekennzeichnet.)
Die Legende kann nach Wunsch aus-/eingeblendet werden:
Mitgliedern werden die Einträge, den Kategorien entsprechend, optisch unterschieden dargestellt sowie die Legende der Kategorien eingeblendet und vorhandene Absenzen eingeblendet.
Beiträge können von Vereinsadministratoren selbständig eingetragen, geändert, gelöscht und kopiert werden.
Optional können, bei entsprechender Konfiguration, Beträge automatisch per Email versendet werden.
Es können mehrere Einträge gleichzeitig erfasst, importiert, mutiert oder exportiert werden.
siehe ics Import
Der Service 'Absenzen' wird nur angemeldeten Benutzern zur Verfügung gestellt.
Absenzen werden, Mitgliedern der Gruppe der Absenzenverwalter, in verschiedenen grafischen und tabularischen Darstellungen angezeigt.
Zuoberst werden die Absenzen, für den gewählten Tag in Form des Sitzordnung des Orchester dargestellt, darunter werden sie in Form einer Liste angezeigt.
Anschliessend werden die Absenzen eines oder mehreren Monate angezeigt.
Benutzer, welche in der Gruppe der Absenzen Administratoren sind oder deren Stellvertreter erfassen, ändern und löschen Absenzen selber.
Dabei werden Absenzen der verschiedenen Mitgliedschaften sowie private Absenzen unterschieden.
Die 'Standard Eingabe' ist ein einfache und schnelle Verwaltung von Absenzen.
An Tagen, an welchen ein oder mehrere Veranstaltungen eingetragen sind (z.B. 20.8.2011), wird dies durch ein Symbol und die farblich angedeutet.
Als Tool-Tipp werden weitere Informationen zu den Veranstaltungen eingeblendet.
Die 'Erweiterte Eingabe' erlaubt es wiederkehrend und über ein Jahr hinaus Absenzen zu erfassen und mutieren.
Die 'Mehrfache Eingabe' erlaubt es für mehrere Personen gleichzeitig Absenzen zu erfassen.
Zur Auswahl stehen Personen wofür der angemeldete Benutzer als Stellvertretung eingerichtet ist.
Es werden keine bestehenden Absenzen überschrieben/geändert.
Die Absenzen können automatisch ausgewertet werden.
Dabei werden über einen gewünschten Zeitraum, gewünschte Veranstaltungs-Kategorien und Absenzentypen die Absenzen ausgewerten und dargestellt sowie für den download als CSV Datei angeboten.
Weitere Informationen wie
finden sie unter Absenzen
Das Archiv ist eine strukturierte Link Sammlung um Inhalte wie PDF, Bilder, Gallerien, Berichte, URL etc. zu sammeln.
Die Inhalte selber befinden sich nicht bei Bandleader.ch sondern auf der Vereindomain oder im Internet.
Sowohl die Struktur als auch die Link und deren Ablage werden vom Vereinsadministratoren selbständig verwaltet.
Darstellung des öffentlichen Bereich des Archiv:
Angemeldeten Benutzern werden zusätzlich die History und Information eingeblendet:
Die Ordnerstruktur und die Link können Vereinsadministratoren direkt über die Symbole auf der rechten Seite oder über das Menu verwalten.
Im Eingabeformular für Link werden die URL, der Linktext, die Beschreibung, die Klassifizierung (intern/öffentlich), das Linkziel, die Zuordnung zu einem oder mehrerer Ordner sowie der Zeitraum der Veröffentlichung eingetragen:
Im Eingabeformular für Ordner werden der Titel, die Beschreibung, die Klassifizierung (intern/öffentlich), die Sortierpriorität sowie der übergeordnete Ordner eingetragen:
Dieser Service stellt eine einfache Verwaltung der Adressen von Mitgliedern und nicht Mitgliedern sowie der Möglichkeit den Adressaten Mitteilungen per Email zu senden zur Verfügung.
Dabei können pro CID Adresse, Wohnort, Postleitzahl, zwei Telefonnummern und ein Kommentar verwaltet werden.
Vorname, Nachname und Email können nur vom Benutzer selber in den Konto-Daten geändert werden.
Jeder Benutzer kann seine Adressdaten erfassen und ändern, Benutzer der Gruppe AdrAdmin können alle Adressdaten erfassen und ändern.
Zudem können externe Mailinglisten verwaltet werden. (z.B. mailman)
Die Mail Listen können erfasst und die Email für das abonnieren hinterlegt werden.
In der Adressverwaltung können den Benutzern Mail Listen zugeordnet werden.
Das System schickt dann die entsprechenden Anträge an die externe Mail Liste deren Inhalt nicht in der Verantwortung dieses Service ist.
Beim Speichern der Adressen wird versucht den GeoCode zu berechnen.
Durch klicken auf die Visitenkarte wird die Visitenkarte als vCard (.vcf) heruntergeladen. vCards können in verschiedene Adressbücher importiert werden.
Durch klicken auf die Lupe wird die Visitenkarte dieser Person angezeigt:
Es können mehrere Adressen ausgewählt werden und über den Button 'Anzeigen' als Visitenkarten angezeigt und als PDF heruntergeladen werden.
Die Adressen mit GeoCode werden in einer Google Map dargestellt.
Die Karte kann über die Seiten Konfiguration ein-/ausgeschaltet werden.
Jedes Mitglied kann seine eigene Adresse erfassen und verwalten:
Adress-Administratoren können die Adressen aller Mitglieder erfassen und verwalten:
Beim Speichern werden nur Adressen geändert welche nicht inzwischen verändert wurden (z.B. durch andere Person).
Die Adressen welche aktualisiert wurden werden mit dem Symbol gekennzeichnet.
Das System kann externe Mail Listen bewirtschaften.
Den externen Mailinglisten werden Anträge für das Ein-/Austragen per Email gesendet.
Die externen Mailinglisten werden nicht von Bandleader.ch zur Verfügung gestellt.
CID Administratoren verwalten die Verbindung zu den externen Mail Listen.
Tragen sie ihre Mail Listen ein:
* Mail Listen mit Abonnements können nicht gelöscht oder Emails geändert werden
In der Adresslisten werden die Mail Listen in Spalten angezeigt.
Der offene Briefumschlag symbolisiert, dass der Benutzer die ML nicht abonniert hat.
Der geschlossene Briefumschlag symbolisiert, dass der Benutzer die ML abonniert hat.
Die Zuweisung der Abonnemente wird nicht vom Benutzer selber sondern von Adress Administratoren durchgeführt.
Im Bearbeitungsmodus erscheint pro ML eine Spalt mit einer Checkbox pro Benutzer.
Nicht aktivierte Checkboxen symbolisieren, dass der Benutzer die ML nicht abonniert hat.
Aktivierte Checkboxen symbolisieren, dass der Benutzer die ML abonniert hat oder die ML grade abonniert wird.
Nach dem Speichern prüft das System ob es Änderungen in den Abonnements gegeben hat und löst die entsprechenden Email im Namen des Benutzers (dessen Email) aus.
Je nach Konfiguration der externen Mail Liste erhalten Benutzer und/oder Administratoren der Mail Liste Email zur Bestätigung. Dies ist nicht unter Kontrolle von Bandleader.ch
Die Adresse(n) werden zum herunterladen bereitgestellt.
Die Dateien stehen während 15 Minuten zur Verfügung und werden danach auf dem Server gelöscht.
Damit Excel Umlaute etc. korrekt darstellt muss die Datei in Excel importiert werden (nicht Datei > Öffnen).
Folgende Bilder erläutern das Importieren.
Es können Mitteilungen an ein oder mehrere Adressaten aus der Liste gesendet werden.
Wie die Empfänger angeschrieben werden:
Kopie an Absender:
Betreff: Titel der Email
Mitteilung: Ihre Mitteilung
Um eine Mitteilung zu senden müssen Betreff und Mitteilung eingetragen sowie mindestens ein Empfänger gewählt sein.
Dieser Service stellt ein Standard Kontaktfomular zur Verfügung.
Der Empfänger kann von Vereinsadministratoren in den Einstellungen festgelegt werden.
Vereinsadministratoren können die Gruppenzuordnung ihrer Mitglieder verwalten.
Mögliche Gruppen sind:
Gruppe | Beschreibung |
---|---|
Member | Lesenden Zugriff auf interne Informationen. |
Aushilfe | Lesenden Zugriff auf interne Informationen. Werden in den Absenzen als Aushilfe markiert. 'Absenzen' werden im umgekehrten Sinn interpretiert (als Anwesenheit) |
CIDAdmin | Verwalten aller Informationen, Mitgliedschaften und der Besetzung. |
AbsAdmin | Kann selbstständig persönliche Absenzen verwalten |
AdrAdmin | Verwalten aller Adressen |
Ein Benutzer kann nicht gleichzeitig Member und Aushilfe sein, die Gruppe kann jedoch gewechselt werden.
Vereinsadministratoren könne grundsätzliche und Service bezogene Einstellungen vornehmen.
z.B. Name der Organisation, eigene URL, Stichworte für Suchmaschinen, etc.
Es kann aus verschiedenen Themen das gewünschte Design gewählt werden.
Bezeichnung, Farbe, Klassifizierung (intern/öffentlich) von Veranstaltungskategorien werden durch Administratoren festgelegt und verwaltet.
Legende der Spalten:
Bezeichnung, Farbe, Klassifizierung (normale/spezielle Absenz) von Absenzentypen werden durch Administratoren festgelegt und verwaltet.
Legende der Spalten:
Es wird immer die gesamte Fensterbreite verwendet. Die Ticker haben eine Breite von 140px.
Die Services (Menu, Formulare, Meldungen, …) sind mehrsprachig.
Zur Zeit werden Deutsch, Englisch und Schweizerdeutsch angeboten.
Der Benutzer wählt die Sprache in den Kontodaten.
Es bestehen die Möglichkeiten:
Über die Suche im Menu kann über alle Services gesucht werden.
Die Resultate werden geordnet nach Services in gekürzter Form dargestellt.