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Absenzen

Benutzer können ihre Absenzen selbständig über das Absenzen- oder Benutzer-Menu erfassen.
Um Absenzen für ein oderer mehrere Mitgliedschaften einzutragen muss der Benutzer in den entsprechenden Gruppen 'AbsAdmin' sein !
Ansonsten kann der Benutzer nur private Absenzen erfassen.

Diese Absenzen werden bei allen Veranstaltungskalender (Event) angezeigt in deren Member-Gruppe der Benutzer eingetragen ist.

Bedeutung:

Beschreibung
Anwesend
Abwesend
Dispensiert
Spezial Absenz

Kalender Import (iCalendar feed)

Es besteht die Möglichkeit die Absenzen als iCalender (ICS) in einen Kalender zu importieren. (siehe Details )

Dazu müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

  • Der Benutzer muss in der Gruppe AbsAdmin sein
  • Der Benutzer muss in den Konto Einstellungen den iCal feed einschalten

Sind diese Voraussetzungen erfüllt erscheint im Absenzenmenu ein Eintrag mit der persönlichen URL auf die Importdatei (*.ics). Diese URL darf nicht weitergegeben werden.

Die ICS Datei wird bei jeder Änderung einer Absenz unmittelbar aktualisiert.



Der Datumsbereich wofür der ICS Feed erstellt wird kann von Administratoren konfiguriert werden.
Dabei gilt zu beachten, dass je grösser der Datumsbereich gewählt wird umso grösser werden die Feed-Dateien und somit die Ladezeiten.

Parameter:

  • iCalendar für Absenzen: Anzahl Tage in die Vergangenheit
  • iCalendar für Absenzen: Anzahl Tage in die Zukunft

Auswertungen

Administratoren können nun Auswertungen über die Absenzen der Mitglieder für den gewünschten Zeitraum und die relevanten EventTypen erstellen.
Die Auswertungen werden zudem als CSV zur weiteren Verwendung als Download bereitgestellt.

Das Erstellen der Auswertungen wird über das Menu 'Absenzen' → 'Absenzen Statistik' gestartet werden.

Arbeitsschritte:

Beschreibung Beispiel
Gewünschten Zeitraum wählen
Betroffene Event Typen auswählen
Betroffene Absenzen Typen auswählen

Ausgabe:

Beschreibung Beispiel
Ihre Angaben
Liste der Events und Absenzen
Liste der Anzahl Absenzen für den gewählten Zeitraum pro Mitglied
Beide Listen werden als CSV Datei zum Download bereitgestellt

Anzeigen, erfassen, ändern

Auf der Ausgangsanzeige werden alle erfassten Absenzen der nächsten Monate dargestellt.

Darunter ist das Formular für das Suchen und Erfassen von Absenzen.

Pro Tag kann nur eine Absenz erfasst werden.

Wichtigste Funktionen

  • Standardeingabe welche eine einfachere Erfassung ermöglicht
  • Erweiterte Eingabe für z.B. sich wiederholende Einträge
  • verschiedene Begründungen (pro Mitgliedschaft)
  • Benutzer nur für CID Absenzen erfassen in deren AbsAdmin Berechtigungs-Gruppe sie sind
  • Admin können Benutzer zu der AbsAdmin Berechtigungs-Gruppe hinzufügen
  • Mehrfach Eingabe
    • Eingabe von mehreren Absenzen an demselben Tag für Personen die sie vertreten.
Beschreibung Bild
Standard Eingabemaske:
Erweiterte Eingabe:
Mehrfach Eingabe:

Absenz erfassen

Beschreibung Bild
Gruppe(n) anwählen
Gründe eintragen
Tag(e) wählen
Aktion(en) bestätigen
Ausführen
Bestätigung

Absenz löschen

Beschreibung Bild
Ausgangslage (mit Absenz)
Absenz abwählen
Aktion(en) bestätigen
Ausführen
Bestätigung
Anzeige (ohne Absenz)

Stellvertretung

Es ist möglich Stellvertretungen für die Absenzenverwaltung einzurichten.

siehe Stellvertretung

Orchester

Die Anzeige der Absenzen wird in mehreren Grafiken dargestellt.

  • in der Orchester Besetzung für den gewählten Tag
  • als Liste der Absenzen für den gewählten Tag
  • als Liste aller Mitglieder für den gewählten Monat
Symbol Aktion
Aktueller Tag
Anzeige für diesen Tag
Ein Jahr früher
Ein Monat früher
Ein Monat vorwärts
Ein Jahr vorwärts
Anzahl der anzuzeigenden Monate

Darstellung

Symbol Beschreibung
Anwesender Mann
Anwesende Frau
Abwesender Mann
Abwesende Frau
Absenztyp 'blau' Mann
Absenztyp 'blau' Frau

Unter dem Symbol der Mitglieder kann auch deren Namen angezeigt werden.

Die Wahl des Format wird in der Kundenkonfiguration mit dem Parameter absOrchInklNameCID gesteuert.

Es stehen folgende Formate zur Verfügung:

Nr. Format
0 oder undefiniertkeine Namen
1Vorname
2Nachname
3V. Nachname
4V.N.
5VN
6Vorname N.

Besetzung

Über das Menu 'Absenzen' → 'Orchester Besetzung' können Administratoren die Besetzung des Orchester erstellen und ändern werden.

Es werden alle Benutzer der Gruppe Member zur Auswahl aufgeführt.

Benachrichtigungs Services

Die Benachrichtigungs Services senden eine Mitteilung an ein oder mehrere Personen wenn am aktuellen Tag eine Event stattfindet und ein Mitglied für diesen Tag eine Absenz erfasst.
Die Services sind durch Bandleader.ch Administratoren einzeln aktivier- und konfigurierbar.

Konfigurierbar sind:

  • Ein oder mehrere Empfänger
  • Die EventTypen für welche die Benachrichtigungen ausgelöst werden sollen

Die Benachrichtigungen werden nur für Absenzen von Mitgliedern (Gruppe:Member) versendet.

SMS

Ein SMS kostet den Kunden 0.30 CHF pro Empfänger. Der Kunde bezahlt im Voraus 100 SMS zu 30.-

Als Empfänger können mehrere Telefonnummern eingegeben werden.
Die SMS werden unter einer konfigurierbaren Nummer versendet.

Email

Der Email Service ist kostenlos.

Als Empfänger können mehrere Email-Adressen als Empfänger (TO) oder zur Info (CC) konfiguriert werden. Die Email werden Standardmässig mit dem Absender noreply@Bandleader.ch versendet.

absence.txt · Zuletzt geändert: 2014/09/13 08:54 von zuu